Сама экспертиза архивных документов состоит из нескольких стадий: – при формировании перечня дел и обозначении времени их хранения; – в процедуре составления дела; – при организации дел для передачи их в архивный фонд. Осуществление экспертизы происходит посредством пересмотра всех входящих в дело листов. При пересмотре изымаются все дубликаты, копии, черновики, документы, не относящиеся к делу. Как составить описи бумаг? Описи документов, в том числе и личных дел работников организации, группируются в установленном порядке. Составляя их необходимо учитывать, что при наличии большого количества документов, описи могут составляться отдельно на каждый вид документов. Например, на личные карты работников организации, формы Т-2.
При этом все карты вводятся в опись как самостоятельные единицы хранения. Существует ряд норм, которые необходимо соблюдать, составляя опись: – каждому документу должен быть присвоен свой порядковый номер; – графы в описи заполняются согласно данным, указанным на обложке описи; – в случае, когда в опись необходимо вписать одинаковые заголовки, тогда полный текст заголовка пишется только у первого дела, на остальных пишется слово “тоже”. Окончанием описи служит запись, несущая информацию о количестве дел, занесенных в реестр. Составленная опись документов архивного дела заверяется лицом, составившим ее, руководителями отделов, дела которых в нее внесены. Далее следует согласование с экспертной комиссией организации. В случае, если организация сотрудничает с муниципальным архивом, согласование проводиться с комиссией этого архива. Последним опись утверждает руководитель организации.
По одному экземпляру описи получают все структурные подразделения организации. В архивном фонде остается две копии описи: первая – рабочая, вторая – резервная. Учитывая, что в архивы поступают личные карты (Т-2) и дела уже уволившихся работников, ответственность за информацию о работающих сотрудниках организации несет служба кадров, где хранятся эти дела. Запросы и работа с папками Выполняя общественно-правовой запрос, архивариус или работник, отвечающий за архив, выдает справку, содержащую данные о работнике: стаж рабы в данной организации, занимаемая должность, место работы. Подбор бухгалтерских документов о заработной плате заявителя за указанный в запросе период осуществляет бухгалтер организации.
При надобности, работник архива передает бухгалтеру необходимые дела. Выдержка о запрашиваемой заработной плате работника организации обязательно заверяется бухгалтером этой организации, остальные материалы заверяются работником архива. Сопроводительное письмо печатается на бланке организации и заверяется руководителем организации, либо его замом. Все справки, выданные архивом организации, заверяться печатью этой организации. Архивные дела по определенному работнику могут взять на временное пользование только руководитель организации, непосредственный начальник отдела работника и сам работник. Все прочие работники организации не имею права на просмотр данной информации. При выдаче документации из архива, архивариус делает запись в книге выдаче дел, где ставит подпись работник, получивший на руки документы.
